Étude de cas : dans une agence de seize personnes, l’audit de départ a désigné l’urgence sans hésiter, les mails. Récit de la première action et de ce qu’elle a changé.
Cinquante mails par jour. L’horreur.
Mon accompagnement IA commence toujours par un audit. L’objectif : identifier les ressources disponibles, comprendre le fonctionnement de l’agence et mettre en place une façon de travailler. Dans cet audit, une question revient à chaque fois : qu’est-ce qui vous ferait gagner le plus de temps, tout de suite ?
Dans cette agence de seize personnes, la réponse est tombée sans hésiter : les mails. Des mails non traités. Un temps de traitement bien trop long. Et surtout la difficulté à repérer les mails qui comptent : un avis du contrôleur technique découvert sur place le matin d’une réunion de chantier, une réponse sur un permis perdue dans le flot, le dimanche passé à rattraper la semaine.
La première action
Mettre en place une hiérarchisation des mails et une organisation qui permet de les traiter plus vite, mais surtout de ne pas louper l’essentiel. Je ne suis pas arrivée avec un prompt générique. Un entretien structuré avec la cogérante, un audit de sa boîte mail sur les derniers mois, puis les règles écrites ensemble :
- Trop chère ? L’IA a montré l’inverse (étude de cas, appel d’offres)
- des synthèses à heures fixes, à la mi-journée et en fin de journée, pas le matin : le matin est réservé à la production ;
- une hiérarchie par interlocuteur, là où la règle était « au plus vite » : chantiers et maîtres d’ouvrage d’abord, bureaux d’études ensuite, administrations enfin ;
- une section spéciale la veille d’une réunion de chantier, parce que tout arrive dans la dernière demi-journée ;
- le suivi des relances : la synthèse propose le mail de relance, prêt à envoyer ;
- une consigne absolue : l’IA lit, elle ne répond pas, elle ne supprime rien, elle n’agit pas. La cogérante l’a formulé elle-même : « ce que je ne veux pas, c’est qu’il réponde tout seul ».
À côté de la méthode, une note de sécurité pour les partenaires et les clients : lecture seule, option d’entraînement du modèle désactivée, supervision humaine systématique.
Ce que ça a changé
Dès la seconde séance, le tri des mails est opérationnel. Il reste des ajustements, mais les mails principaux remontent, les alertes tombent. Le reste de l’accompagnement a pu commencer sur une base saine : une formation de base pour toute l’équipe avant tout déploiement, une réunion interne pour faire remonter les freins et les motivations, puis les autocontrôles, chacun sur son sujet. L’équipe a posé son principe, que j’ai repris en tête de l’audit suivant : fiabiliser avant d’accélérer.
Pourquoi un accompagnement, et pas seulement une formation
Une formation donne la méthode. Un accompagnement permet d’aller dans le détail individuel : configurer, appliquer, ajuster dans le temps. Il permet aux salariés de prendre le sujet par le bout qui leur convient et de choisir les sujets du moment, ceux qui les bloquent cette semaine, pour devenir opérationnels immédiatement. Les mails de cette agence n’étaient pas au programme ; ils sont devenus la première victoire, parce que c’est là que le temps partait.
Si votre agence ressemble à celle-ci, le programme d’accompagnement est décrit ici : Conseil et accompagnement à l’IA pour agence d’architecture.
Laetitia Bataillie, architecte HMONP et formatrice · Conseils d’Architecture